什么是VDA 4938报文？
1. 摘要
VDA 4938报文也叫VDA全球发票，是一种用于交换发票数据和贷方信用票据的格式。使用VDA 4938格式，供应商可以将发票数据发送给客户，客户则可以将贷项通知数据发送给供应商。
VDA 4938格式基于EDIFACT（D.07A版本），是EDIFACT INVOIC的子集，专门为汽车流程设计。
2. VDA 4938报文的用途
合作伙伴可以使用VDA 4938自动交换发票信息，并直接将发票信息与相关的订单进行直接匹配。VDA 4938报文包含各种字段，比如交换材料/服务的计费信息以及有关消息发送者和接收者的信息。因此，通过采用EDI，合作伙伴可以利用电子方式自动化地交换发票信息，而无需依赖纸张文档， 而这也是VDA 4938报文设计的初衷。
VDA 4938格式具有广泛的应用场景，由汽车工业协会（VDA）划分为四个主要部分：
- 第一部分：详细阐述了流程框架，解释了该流程的一般情况。
- 第二部分：是全球INVOIC应用指南，详细阐释了VDA 4938报文的结构和各个段，以提供对该标准的全面理解。
- 第三部分：涵盖了在中小型企业中实施电子发票交换流程的方法，为业界提供了操作指南。
- 第四部分：关注与运输服务合作伙伴进行标准化发票数据交换的数据结构，为该特定合作场景提供了规范性的指导。
3. 典型的VDA 4938报文
VDA 4938指南规定了VDA 4938报文所需使用的各个段和元素。EDI解决方案可采用本地部署或EDI云服务，用于发送、接收和处理VDA 4938这样的EDI报文。为保证电子发票流程的质量，严格遵循VDA 4938标准非常必要。
典型的VDA 4938报文包括：
- 发票/贷项通知编号
- 发票/贷项通知日期
- 装运参考（单个货物的装运日期）
- 付款条件
- 实际计费或贷记货物
- 附加费用/折扣
4. VDA 4938报文发送发票的处理流程
供应商创建包含发票信息的VDA 4938报文，并将其发送给客户。客户端的接收系统按照VDA 4938标准验证报文的结构和类型，客户系统在成功接收后向供应商发送功能确认，以确认消息已成功接收。客户的ERP系统接收VDA 4938数据并将其整合为新的发票记录。
5. VDA 4938报文发送贷项通知的处理流程
若VDA 4938报文发送贷项通知，客户将会在其端准备好贷项通知数据，并通过VDA 4938报文发送给供应商。随后，供应商系统接收并验证消息，然后将其传递到其ERP系统。在ERP系统中，贷项通知数据应与VDA 4938报文中引用的装运信息保持一致。
VDA 4938和4988报文
根据财务流程的定义，发送VDA 4938报文之后，客户（买方）会发送VDA 4988报文作为跟进文件给供应商（收款方）。VDA 4988报文，或称支付通知，其中会包含有关支付执行方式的详细说明，这些信息有助于供应商将其收到的付款与发出的发票进行对账。
处理VDA 4938报文的EDI工作流程
一般来说，EDI贸易伙伴之间交换文档会遵循特定类型行业典型的业务流程。下面的图表展示了VDA 4938标准在汽车行业中的应用，以及在此类场景中使用的其他报文类型：
6. 在其他EDI报文标准中，VDA 4938格式如何命名？
VDA 4938标准定义了在汽车行业中广泛使用的EDIFACT子集格式。在欧亚其他行业中，尤其是在CPG或零售领域，经常使用EDIFACT INVOIC标准交换发票数据。
而在北美自由贸易协定（NAFTA）地区，则通常使用ANSI X12 810格式交换发票数据。
7. 使用VDA 4938报文时会犯的典型错误
如果在交换发票消息时出现问题，通常是由于数据错误或缺失引起的。如果在VDA 4938报文中传输了供应商或客户ERP系统中未知的数据，可能会导致处理步骤出现错误。典型问题包括但不限于：
- 部件相关的问题，可能涉及交货或订单缺失或信息错误
- 价格或价格单位缺失
- 收款方或付款方引用错误或缺失
8. 使用EDI和VDA 4938报文带来的益处
使用EDI和VDA 4938报文为客户及供应商带来的益处
9. 总结：采用灵活的运营模型，可实现VDA 4938报文的自动化处理
现代EDI解决方案应具备稳定性、高效性以及灵活性，以适应不断变化的业务需求。在选择新的电子数据交换（EDI）解决方案时，您可以根据企业的需求选择在本地运行EDI、使用云服务供应商（如SEEBURGER Cloud）的EDI云服务，或在公有云环境（如Google Cloud、Azure、AWS）中运行EDI解决方案。
